Zasady przetwarzania danych w spółce

ZASADY PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH W SPÓŁCE

 

Niniejszy dokument określa zasady Przetwarzania i ochrony Państwa Danych osobowych, które zbieramy w jednym lub większej liczbie celów, opisanych poniżej.

Niniejszy dokument ma charakter informacyjny.

 

Spis treści:

  1. Słownik
  2. Administrator Danych osobowych
  3. Adresaci zasad Przetwarzania
  4. Ofertowanie i zawieranie umów – obowiązek informacyjny
  5. Rozpatrywanie skarg, wniosków i reklamacji – obowiązek informacyjny
  6. Odpowiadanie na żądania i wypełnianie obowiązków związanych z ochroną Danych osobowych – obowiązek informacyjny
  7. Spełnianie obowiązków podatkowych – obowiązek informacyjny
  8. Ustalanie i dochodzenie roszczeń oraz obrona przed roszczeniami – obowiązek informacyjny
  9. Rekrutacja pracowników – obowiązek informacyjny
  10. Rekrutacja współpracowników – obowiązek informacyjny
  11. Obsługa korespondencji, kontakt z Klientem – obowiązek informacyjny
  12. Organizowanie wydarzeń, konferencji, itp. – obowiązek informacyjny
  13. Organizowanie konkursów – obowiązek informacyjny
  14. Marketing własny – przesyłanie informacji marketingowych, handlowych, newslettera – obowiązek informacyjny
  15. Prawa osób, których dane dotyczą
  16. Przekazywanie Danych do państw trzecich i organizacji międzynarodowych, zautomatyzowane podejmowanie decyzji
  17. Zmiany zasad Przetwarzania Danych

 

  1. Słownik
  1. osoba fizyczna, posiadająca pełną zdolność do czynności prawnych, a w wypadkach przewidzianych przez powszechnie obowiązujące przepisy prawa także osoba fizyczna posiadająca ograniczoną zdolność do czynności prawnych,
  2. osoba prawna,
  3. jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, której prawo przyznaje zdolność prawną,

która zawarła lub zamierza zawrzeć umowę sprzedaży z Usługodawcą, a także która korzysta lub zamierza skorzystać z Usługi elektronicznej.

  1. osoba fizyczna, posiadająca pełną zdolność do czynności prawnych, a w wypadkach przewidzianych przez powszechnie obowiązujące przepisy prawa także osoba fizyczna posiadająca ograniczoną zdolność do czynności prawnych,
  2. osoba prawna,
  3. jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, której prawo przyznaje zdolność prawną,

korzystająca z usług i produktów oferowanych przez Administratora, a także dostawca, podwykonawca.

 

 

  1. Administrator Danych osobowych

Administratorem Danych osobowych, w rozumieniu rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) z dnia 27 kwietnia 2016 r. (Dz. Urz. UE. L Nr 119, str. 1), zwanego dalej RODO, jest Sales Intelligence sp. z o.o., z siedzibą w Gdyni (81-526), ul. Jodłowa 1/5, zwana dalej Administratorem.

Administrator wyznaczył inspektora ochrony danych, z którym można się skontaktować wysyłając maila na adres: [email protected].

 

  1. Adresaci Polityki prywatności

Polityka prywatności jest adresowana do Państwa, gdy m.in.:

 

  1. Ofertowanie i zawieranie umów – obowiązek informacyjny
  1. 6 ust. 1 lit. b RODO – Przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy zawartej z osobą, której dotyczą Dane lub podjęcia działań w celu jej zawarcia,
  2. 6 ust. 1 lit. c RODO – w związku z koniecznością wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze wynikającego z przepisów podatkowych i przepisów o rachunkowości co do Danych osobowych zawartych w dokumentacji podatkowej lub księgowej,
  3. 6 ust. 1 lit. f RODO – Przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Administratora, którymi są ustalenie, dochodzenie i obrona przed ewentualnymi roszczeniami, prowadzenie komunikacji, realizacja działań marketingowych.
  1. podmioty wspierające nas w prowadzonej działalności na nasze zlecenie, w szczególności: dostawcy systemów IT, firmy świadczące usługi księgowe, usługi prawne, analityczne, badania jakości obsługi, dochodzenia należności, audytujące naszą działalność,
  2. dostawcy usług chmury obliczeniowej, w której przechowywane są pliki, w których mogą znajdować się Państwa Dane osobowe,
  3. operatorzy systemów płatności elektronicznych oraz banki w zakresie realizacji płatności,
  4. operatorzy pocztowi, firmy kurierskie,
  5. nasi partnerzy handlowi, podmioty uczestniczące w realizacji danej umowy.

Państwa Dane osobowe mogą zostać przekazane również innym podmiotom, jeśli taki obowiązek będzie wynikał z powszechnie obowiązujących przepisów prawa lub prawomocnej decyzji/orzeczenia sądu, w tym np. do sądów, prokuratur, urzędów skarbowych.

 

  1. Rozpatrywanie skarg, wniosków i reklamacji – obowiązek informacyjny
  1. 6 ust. 1 lit. c RODO – Przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze,
  2. b) art. 6 ust. 1 lit. f RODO – Przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Administratora, którymi są ustalenie, dochodzenie i obrona przed ewentualnymi roszczeniami, prowadzenie komunikacji.
  1. podmioty wspierające nas w prowadzonej działalności na nasze zlecenie, w szczególności: dostawcy systemów IT, świadczące usługi księgowe, usługi prawne, analityczne, badania jakości obsługi, dochodzenia należności, audytujący naszą działalność,
  2. dostawcy usług chmury obliczeniowej, w której przechowywane są pliki, w których mogą znajdować się Państwa Dane osobowe,
  3. operatorzy pocztowi, firmy kurierskie,
  4. podmioty uczestniczące w realizacji danej umowy.

Państwa dane osobowe mogą zostać przekazane również innym podmiotom, jeśli taki obowiązek będzie wynikał z powszechnie obowiązujących przepisów prawa lub prawomocnej decyzji/orzeczenia sądu, w tym np. do sądów, prokuratur, urzędów skarbowych.

 

  1. Odpowiadanie na żądania, wypełnianie innych obowiązków związanych z ochroną Danych osobowych – obowiązek informacyjny
  1. 6 ust. 1 lit. c RODO – Przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze wynikającego z RODO.
  2. 6 ust. 1 lit. f RODO – Przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Administratora, którymi są ustalenie, dochodzenie i obrona przed ewentualnymi roszczeniami.
  1. podmioty wspierające nas w prowadzonej działalności na nasze zlecenie, w szczególności: dostawcy systemów IT, usługi prawne, badania jakości obsługi, audytujące naszą działalność,
  2. dostawcy usług chmury obliczeniowej, w której przechowywane są pliki, w których mogą znajdować się Państwa Dane osobowe,
  3. operatorzy pocztowi, firmy kurierskie,
  4. podmioty uczestniczące w realizacji żądania.

Państwa Dane osobowe mogą zostać przekazane również innym podmiotom, jeśli taki obowiązek będzie wynikał z powszechnie obowiązujących przepisów prawa lub prawomocnej decyzji/orzeczenia sądu, w tym np. do sądów, prokuratur, urzędów skarbowych.

 

  1. Spełnianie obowiązków podatkowych – obowiązek informacyjny
  1. 6 ust. 1 lit. c RODO – Przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze wynikającego z przepisów podatkowych i przepisów o rachunkowości co do Danych osobowych zawartych w dokumentacji podatkowej lub księgowej,
  2. 6 ust. 1 lit. f RODO – Przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Administratora, którymi są ustalenie, dochodzenie i obrona przed ewentualnymi roszczeniami.
  1. podmioty wspierające nas w prowadzonej działalności na nasze zlecenie, w szczególności: dostawcy systemów IT, świadczące usługi księgowe, usługi prawne, analityczne, dochodzenia należności, audytujący naszą działalność,
  2. dostawcy usług chmury obliczeniowej, w której przechowywane są pliki, w których mogą znajdować się Państwa Dane osobowe,
  3. operatorzy systemów płatności elektronicznych oraz banki w zakresie realizacji płatności,
  4. operatorzy pocztowi, firmy kurierskie.

Państwa Dane osobowe mogą zostać przekazane również innym podmiotom jeśli taki obowiązek będzie wynikał z powszechnie obowiązujących przepisów prawa lub prawomocnej decyzji/orzeczenia sądu, w tym np. do sądów, prokuratur, urzędów skarbowych.

 

  1. Ustalanie i dochodzenie roszczeń oraz obrona przed roszczeniami – obowiązek informacyjny
  1. podmioty wspierające nas w prowadzonej działalności na nasze zlecenie, w szczególności: dostawcy systemów IT, świadczące usługi księgowe, usługi prawne, analityczne, marketingowe, badania jakości obsługi, dochodzenia należności, audytujący naszą działalność,
  2. dostawcy usług chmury obliczeniowej, w której przechowywane są pliki, w których mogą znajdować się Państwa Dane osobowe,
  3. operatorzy systemów płatności elektronicznych oraz banki w zakresie realizacji płatności,
  4. operatorzy pocztowi, firmy kurierskie,
  5. nasi partnerzy handlowi, podmioty uczestniczące w realizacji danej umowy.

Państwa Dane osobowe mogą zostać przekazane również innym podmiotom, jeśli taki obowiązek będzie wynikał z powszechnie obowiązujących przepisów prawa lub prawomocnej decyzji/orzeczenia sądu, w tym np. do sądów, prokuratur, urzędów skarbowych.

 

  1. Rekrutacja pracowników – obowiązek informacyjny

Podstawą Przetwarzania jest art. 221 § 1 pkt 4 – 6 Kp w zw. z art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

W przypadku Danych określonych w art. 221 § 1 pkt 1 – 3 Kp podstawą Przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

Podanie innych Danych w zakresie nieokreślonym przepisami prawa, zostanie potraktowane jako zgoda na Przetwarzanie tych Danych osobowych. Wyrażenie zgody w tym przypadku jest dobrowolne, a zgodę tak wyrażoną można odwołać w dowolnym czasie.

Podstawą Przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit a RODO, a w przypadku Danych osobowych szczególnych kategorii art. 9 ust. 2 lit. a RODO.

Podstawą Przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit a RODO.

Konsekwencją nie podania Danych niezbędnych będzie brak możliwości wzięcia udziału w procesie rekrutacji.

  1. podmioty wspierające nas w prowadzonej działalności na nasze zlecenie, w szczególności: dostawcy systemów IT, usługi prawne, analityczne, badania jakości obsługi, audytujący naszą działalność,
  2. dostawcy usług chmury obliczeniowej, w której przechowywane są pliki, w których mogą znajdować się Państwa Dane osobowe,
  3. operatorzy pocztowi, firmy kurierskie,
  4. agencje rekrutacyjne, dostawcy systemów służących do rekrutacji.

Państwa Dane osobowe mogą zostać przekazane również innym podmiotom, jeśli taki obowiązek będzie wynikał z powszechnie obowiązujących przepisów prawa lub prawomocnej decyzji/orzeczenia sądu, w tym np. do sądów, prokuratur, urzędów skarbowych.

 

  1. Rekrutacja współpracowników – obowiązek informacyjny
  1. podmioty wspierające nas w prowadzonej działalności na nasze zlecenie, w szczególności: dostawcy systemów IT, usługi prawne, analityczne, badania jakości obsługi, audytujący naszą działalność,
  2. dostawcy usług chmury obliczeniowej, w której przechowywane są pliki, w których mogą znajdować się Państwa Dane osobowe,
  3. operatorzy pocztowi, firmy kurierskie,
  4. agencje rekrutacyjne, dostawcy systemów służących do rekrutacji.

Państwa Dane osobowe mogą zostać przekazane również innym podmiotom, jeśli taki obowiązek będzie wynikał z powszechnie obowiązujących przepisów prawa lub prawomocnej decyzji/orzeczenia sądu, w tym np. do sądów, prokuratur, urzędów skarbowych.

 

  1. Obsługa korespondencji, kontakt z osobami, których Dane dotyczą – obowiązek informacyjny
  1. podmioty wspierające nas w prowadzonej działalności na nasze zlecenie, w szczególności: dostawcy systemów IT, świadczące usługi księgowe, usługi prawne, analityczne, badania jakości obsługi, dochodzenia należności, audytujący naszą działalność,
  2. dostawcy usług chmury obliczeniowej, w której przechowywane są pliki, w których mogą znajdować się Państwa Dane osobowe,
  3. operatorzy pocztowi, firmy kurierskie,
  4. podmioty uczestniczące w realizacji danej umowy.

Państwa Dane osobowe mogą zostać przekazane również innym podmiotom, jeśli taki obowiązek będzie wynikał z powszechnie obowiązujących przepisów prawa lub prawomocnej decyzji/orzeczenia sądu, w tym np. do sądów, prokuratur, urzędów skarbowych.

 

  1. Organizowanie wydarzeń, konferencji, itp. – obowiązek informacyjny
  1. a) 6 ust. 1 lit. b RODO – Przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy o udział w wydarzeniu/konferencji zawartej z osobą, której Dane dotyczą lub podjęcia działań w celu zawarcia takiej umowy,
  2. b) art. 6 ust. 1 lit. f RODO – Przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Administratora, którymi są ustalenie, dochodzenie i obrona przed ewentualnymi roszczeniami.

Ich podanie jest dobrowolne, lecz konsekwencją ich niepodania będzie brak możliwości wzięcia udziału w wydarzeniu/konferencji.

  1. podmioty wspierające nas w prowadzonej działalności na nasze zlecenie, w szczególności: dostawcy systemów IT, świadczące usługi księgowe, usługi prawne, analityczne, marketingowe, badania jakości obsługi, dochodzenia należności, audytujący naszą działalność,
  2. dostawcy usług chmury obliczeniowej, w której przechowywane są pliki, w których mogą znajdować się Państwa Dane osobowe,
  3. operatorzy systemów płatności elektronicznych oraz banki w zakresie realizacji płatności,
  4. operatorzy pocztowi, firmy kurierskie,
  5. nasi partnerzy handlowi, podmioty uczestniczące w realizacji danej umowy.

Państwa Dane osobowe mogą zostać przekazane również innym podmiotom, jeśli taki obowiązek będzie wynikał z powszechnie obowiązujących przepisów prawa lub prawomocnej decyzji/orzeczenia sądu, w tym np. do sądów, prokuratur, urzędów skarbowych.

 

  1. Organizowanie konkursów – obowiązek informacyjny
  1. a) 6 ust. 1 lit. b RODO – Przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy lub podjęcia działań w celu zawarcia takiej umowy,
  2. b) art. 6 ust. 1 lit. c RODO – Przetwarzanie jest niezbędne w związku z koniecznością wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze wynikającego z przepisów podatkowych i przepisów o rachunkowości,
  3. c) art. 6 ust. 1 lit. f RODO – Przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Administratora, którymi są ustaleni, dochodzenie i obrona przed ewentualnymi roszczeniami.
  1. podmioty wspierające nas w prowadzonej działalności na nasze zlecenie, w szczególności: dostawcy systemów IT, świadczące usługi księgowe, usługi prawne, analityczne, marketingowe, badania jakości obsługi, audytujący naszą działalność,
  2. dostawcy usług chmury obliczeniowej, w której przechowywane są pliki, w których mogą znajdować się Państwa Dane osobowe,
  3. operatorzy pocztowi, firmy kurierskie,
  4. nasi partnerzy handlowi, podmioty uczestniczące w procedurze konkursowej.

Państwa Dane osobowe mogą zostać przekazane również innym podmiotom, jeśli taki obowiązek będzie wynikał z powszechnie obowiązujących przepisów prawa lub prawomocnej decyzji/orzeczenia sądu, w tym np. do sądów, prokuratur, urzędów skarbowych.

 

  1. Marketing własny – przesyłanie informacji marketingowych, Informacji handlowych, Newslettera – obowiązek informacyjny
  1. 6 ust. 1 lit. a RODO – osoba, której Dane dotyczą wyraziła zgodę na Przetwarzanie swoich Danych osobowych oraz
  2. 6 ust. 1 lit. f RODO,- Przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Administratora którymi są w tym przypadku wysyłka Newslettera lub informacji marketingowych i Informacji handlowych oraz obrona przed ewentualnymi skargami lub zarzutami pojawiającymi się w związku z wysyłką mailingów.
  1. podmioty wspierające nas w prowadzonej działalności na nasze zlecenie, w szczególności: dostawcy systemów IT, usługi prawne, analityczne, marketingowe, badania jakości obsługi, audytujący naszą działalność,
  2. dostawcy usług chmury obliczeniowej, w której przechowywane są pliki, w których mogą znajdować się Państwa Dane osobowe,
  3. dostawcy systemów do wysyłki mailingów,
  4. nasi partnerzy handlowi.

Państwa Dane osobowe mogą zostać przekazane również innym podmiotom, jeśli taki obowiązek będzie wynikał z powszechnie obowiązujących przepisów prawa lub prawomocnej decyzji/orzeczenia sądu, w tym np. do sądów, prokuratur, urzędów skarbowych.

 

  1. Prawa osób, których Dane dotyczą

Posiadają Państwo:

  1. prawo dostępu do Danych osobowych (tzn. mogą Państwo uzyskać od Administratora potwierdzenie, czy Państwa Dane osobowe są przez nas Przetwarzane, czy nie; jeśli tak, mają Państwo prawo żądać do nich dostępu oraz informacji związanych z ich Przetwarzaniem, m. in. o celu Przetwarzania, odbiorcach lub kategoriach odbiorców Danych, planowanym okresie przechowywania Danych lub kryteriach ustalenia tego okresu itp.),
  2. prawo do sprostowania Danych (np. uzupełnienia, poprawienia, uaktualnienia),
  3. prawo do wniesienia sprzeciwu wobec Przetwarzania Państwa Danych (mają Państwo prawo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw – z przyczyn związanych z Państwa szczególną sytuacją – wobec Przetwarzania dotyczącego Państwa Danych osobowych opartego na Przetwarzaniu, które jest niezbędne dla celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Administratora w tym profilowania na podstawie tych przepisów. W takiej sytuacji Administrator zaprzestanie Przetwarzania Państwa Danych osobowych, chyba że będzie w stanie przedstawić prawnie uzasadnione podstawy Przetwarzania, które będą nadrzędne w stosunku do Państwa interesów, praw i swobód lub Przetwarzanie tych Danych będzie niezbędne do ustanowienia, wykonania lub obrony roszczeń prawnych;

W każdej chwili przysługuje Państwu prawo do wniesienia sprzeciwu wobec Przetwarzania Państwa Danych osobowych w celu marketingu bezpośredniego, który obejmuje profilowanie w zakresie związanym z takim marketingiem bezpośrednim),

  1. prawo do ograniczenia Przetwarzania Państwa Danych osobowych

(jest to możliwe w każdym z następujących przypadków:

  1. prawo do przenoszenia Państwa Danych osobowych

(jeżeli:

mają Pastwo prawo otrzymać w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego Dane osobowe, które Państwo dostarczyli Administratorowi, oraz mają Państwo prawo przesłać te Dane osobowe innemu Administratorowi bez przeszkód z naszej strony)

  1. prawo do usunięcia Danych (ale tylko w sytuacjach określonych przepisami RODO, np. gdy Państwa Dane osobowe nie są niezbędne do celów, w których zostały zebrane lub w inny sposób Przetwarzane, bądź były Przetwarzane niezgodnie z prawem),
  2. prawo do wycofania zgody (zgoda może zostać cofnięta w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem Przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem. Nie jest konieczne podawanie przyczyny wycofania zgody.),
  3. prawo złożenia skargi do Organu nadzorczego (czyli Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych pod adresem: Urząd Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, e-mail: [email protected]).

 

  1. Przekazywanie Danych do państw trzecich i organizacji międzynarodowych, zautomatyzowane podejmowanie decyzji

 

  1. Zmiany Zasad Przetwarzania Danych

 

Ostatnia aktualizacja Zasad Przetwarzania Danych – 27.09.2024 r.

Mateusz Jeżyk

COO

Advisor photo

Potrzebujesz profesjonalnych rozwiązań?

Wskażę Ci skuteczne e-działania, dopasowane do Twojej branży.

Bezpłatna konsultacja 👋

Zobacz inne wpisy

Zobacz wszystkie