Zasady przetwarzania danych w spółce

Niniejszy dokument określa zasady Przetwarzania i ochrony Państwa Danych osobowych, które zbieramy w jednym lub większej liczbie celów, opisanych poniżej.

Niniejszy dokument ma charakter informacyjny.

Spis treści:

  1. Słownik
  2. Administrator Danych osobowych
  3. Adresaci zasad Przetwarzania
  4. Ofertowanie i zawieranie umów – obowiązek informacyjny
  5. Rozpatrywanie skarg, wniosków i reklamacji – obowiązek informacyjny
  6. Odpowiadanie na żądania i wypełnianie obowiązków związanych z ochroną Danych osobowych  – obowiązek informacyjny
  7. Spełnianie obowiązków podatkowych – obowiązek informacyjny
  8. Ustalanie i dochodzenie roszczeń oraz obrona przed roszczeniami – obowiązek informacyjny
  9. Rekrutacja pracowników – obowiązek informacyjny
  10. Rekrutacja współpracowników – obowiązek informacyjny
  11. Obsługa korespondencji, kontakt z Klientem – obowiązek informacyjny
  12. Organizowanie wydarzeń, konferencji, itp. – obowiązek informacyjny
  13. Organizowanie konkursów – obowiązek informacyjny
  14. Marketing własny – przesyłanie informacji marketingowych, handlowych, newslettera – obowiązek informacyjny
  15. Prawa osób, których dane dotyczą
  16. Przekazywanie Danych do państw trzecich i organizacji międzynarodowych, zautomatyzowane podejmowanie decyzji
  17. Zmiany zasad Przetwarzania Danych
  1. Słownik
    1) Administrator Danych osobowych (Administrator): oznacza osobę fizyczną lub prawną, organ publiczny, jednostkę lub inny podmiot, który samodzielnie lub wspólnie z innymi ustala cele i sposoby Przetwarzania Danych osobowych; jeżeli cele i sposoby takiego Przetwarzania są określone w prawie Unii lub w prawie państwa członkowskiego, to również w prawie Unii lub w prawie państwa członkowskiego może zostać wyznaczony Administrator lub mogą zostać określone konkretne kryteria jego wyznaczania.
    2) Dane osobowe (Dane): oznaczają wszelkie informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej („osobie, której dane dotyczą”); możliwa do zidentyfikowania osoba fizyczna to osoba, którą można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować, w szczególności na podstawie identyfikatora takiego jak imię i nazwisko, numer identyfikacyjny, dane o lokalizacji, identyfikator internetowy lub jeden bądź kilka szczególnych czynników określających fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość osoby fizycznej.
    3) Informacja handlowa: każda informacja przeznaczona bezpośrednio lub pośrednio do promowania towarów, usług lub wizerunku przedsiębiorcy lub osoby wykonującej zawód, której prawo do wykonywania zawodu jest uzależnione od spełnienia wymagań określonych w odrębnych ustawach, z wyłączeniem informacji umożliwiającej porozumiewanie się za pomocą środków komunikacji elektronicznej z określoną osobą oraz informacji o towarach i usługach niesłużącej osiągnięciu efektu handlowego pożądanego przez podmiot, który zleca jej rozpowszechnianie, w szczególności bez wynagrodzenia lub innych korzyści od producentów, sprzedawców i świadczących usługi.
    4) Klient:
    a) osoba fizyczna, posiadająca pełną zdolność do czynności prawnych, a w wypadkach przewidzianych przez powszechnie obowiązujące przepisy prawa także osoba fizyczna posiadająca ograniczoną zdolność do czynności prawnych,
    b) osoba prawna,
    c) jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, której prawo przyznaje zdolność prawną, która zawarła lub zamierza zawrzeć umowę sprzedaży z Usługodawcą, a także która korzysta lub zamierza skorzystać z Usługi elektronicznej.
    5) Kontrahent:
    a) osoba fizyczna, posiadająca pełną zdolność do czynności prawnych, a w wypadkach przewidzianych przez powszechnie obowiązujące przepisy prawa także osoba fizyczna posiadająca ograniczoną zdolność do czynności prawnych,
    b) osoba prawna,
    c) jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, której prawo przyznaje zdolność prawną, korzystająca z usług i produktów oferowanych przez Administratora, a także dostawca, podwykonawca.
    6) Newsletter: Usługa Elektroniczna, świadczona przez Usługodawcę za pośrednictwem poczty elektronicznej e-mail, która umożliwia wszystkim korzystającym z niej osobom subskrybowanie i automatyczne otrzymywanie drogą elektroniczną cyklicznych, bezpłatnych informacji m.in. o nowościach, promocjach, w tym Informacji handlowych.
    7) Organ nadzorczy: Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO).
    8) Przetwarzanie: oznacza operację lub zestaw operacji wykonywanych na Danych osobowych lub zestawach Danych osobowych w sposób zautomatyzowany lub niezautomatyzowany, taką jak zbieranie, utrwalanie, organizowanie, porządkowanie, przechowywanie, adaptowanie lub modyfikowanie, pobieranie, przeglądanie, wykorzystywanie, ujawnianie poprzez przesłanie, rozpowszechnianie lub innego rodzaju udostępnianie, dopasowywanie lub łączenie, ograniczanie, usuwanie lub niszczenie.
    9) RODO: rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) z dnia 27 kwietnia 2016 r. (Dz. Urz. UE. L Nr 119, str. 1).
  2. Administrator Danych osobowych
    Administratorem Danych osobowych, w rozumieniu rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) z dnia 27 kwietnia 2016 r. (Dz. Urz. UE. L Nr 119, str. 1), zwanego dalej RODO, jest Sales Intelligence sp. z o.o., z siedzibą w Gdyni (81-526), ul. Jodłowa 1/3, KRS: 0000847644, NIP: 7010360301, REGON: 146393710, zwana dalej Administratorem.
    Administrator wyznaczył inspektora ochrony danych: [email protected]
  3. Adresaci Polityki prywatności
    Polityka prywatności jest adresowana do Państwa, gdy m.in.:
    1) są Państwo Klientem korzystającym z usług i produktów oferowanych przez Administratora,
    2) są Państwo Kontrahentem Administratora,
    3) są Państwo reprezentantem Kontrahenta, osobą fizyczną działającą z ramienia Kontrahenta lub osobą kontaktową ze strony Kontrahenta, w tym w szczególności jego pracownikiem lub współpracownikiem,
    4) kontaktują się Państwo z nami telefonicznie lub SMS-wo, poprzez wiadomości e-mail, poprzez formularz kontaktowy dostępny w ramach naszej strony internetowej, innymi środkami komunikacji elektronicznej, pocztą tradycyjną, bądź to Administrator kontaktuje się z Państwem w ww. sposób,
    5) są Państwo kandydatem do pracy,
    6) są Państwo subskrybentami naszego Newslettera lub odbiorcami innych materiałów marketingowych czy handlowych.
  4. Ofertowanie i zawieranie umów – obowiązek informacyjny
    1) Administrator może gromadzić Dane osobowe Klientów w celu zawarcia umowy, podjęcia odpowiednich czynności przed zawarciem umowy (np. w ramach negocjacji, ofertowania, przygotowanie wyceny).
    2) Dane będą Przetwarzane na podstawie:
    a) art. 6 ust. 1 lit. b RODO – Przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy zawartej z osobą, której dotyczą Dane lub podjęcia działań w celu jej zawarcia,
    b) art. 6 ust. 1 lit. c RODO – w związku z koniecznością wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze wynikającego z przepisów podatkowych i przepisów o rachunkowości co do Danych osobowych zawartych w dokumentacji podatkowej lub księgowej,
    c) art. 6 ust. 1 lit. f RODO – Przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Administratora, którymi są ustalenie, dochodzenie i obrona przed ewentualnymi roszczeniami, prowadzenie komunikacji, realizacja działań marketingowych.
    3) Administrator będzie Przetwarzał Państwa Dane osobowe do czasu zakończenia umowy, a potem przez okres 5 lat liczonych od końca roku, w którym powstał obowiązek podatkowy dla celów księgowo-podatkowych, po tym czasie do upływu terminu przedawnienia roszczeń wynikających z umowy o świadczenie usług. Termin przedawnienia wynosi sześć lat, a dla roszczeń o świadczenia okresowe oraz roszczeń związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej – trzy lata. Jednakże koniec terminu przedawnienia przypada na ostatni dzień roku kalendarzowego, chyba że termin przedawnienia jest krótszy niż dwa lata. W przypadku realizacji działań marketingowych Administrator będzie Przetwarzał Państwa Dane osobowe do czasu zgłoszenia skutecznego sprzeciwu.
    4) Podanie Danych osobowych jest warunkiem zawarcia i wykonania umowy o świadczenie usług. Podanie Danych jest dobrowolne, lecz konsekwencją ich niepodania będzie brak możliwości zawarcia i/lub wykonania danej umowy.
    5) Administrator informuje, że odbiorcami Państwa Danych osobowych są:
    a) podmioty wspierające nas w prowadzonej działalności na nasze zlecenie, w szczególności: dostawcy systemów IT, firmy świadczące usługi księgowe, usługi prawne, analityczne, badania jakości obsługi, dochodzenia należności, audytujące naszą działalność,
    b) dostawcy usług chmury obliczeniowej, w której przechowywane są pliki, w których mogą znajdować się Państwa Dane osobowe,
    c) operatorzy systemów płatności elektronicznych oraz banki w zakresie realizacji płatności,
    d) operatorzy pocztowi, firmy kurierskie,
    e) nasi partnerzy handlowi, podmioty uczestniczące w realizacji danej umowy.
    Państwa Dane osobowe mogą zostać przekazane również innym podmiotom, jeśli taki obowiązek będzie wynikał z powszechnie obowiązujących przepisów prawa lub prawomocnej decyzji/orzeczenia sądu, w tym np. do sądów, prokuratur, urzędów skarbowych.
  5. Rozpatrywanie skarg, wniosków i reklamacji – obowiązek informacyjny
    1) Administrator może gromadzić Dane osobowe w celu udzielenia odpowiedzi na reklamację, skargę, wniosek.
    2) Dane będą Przetwarzane na podstawie:
    a) art. 6 ust. 1 lit. c RODO – Przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze,
    b) art. 6 ust. 1 lit. f RODO – Przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Administratora, którymi są ustalenie, dochodzenie i obrona przed ewentualnymi roszczeniami, prowadzenie komunikacji.
    3) Administrator będzie Przetwarzał Państwa Dane osobowe przez czas postępowania reklamacyjnego lub związanego ze skargą/wnioskiem (maksymalnie do 30 dni), a w wypadku wystąpienia z dalszymi roszczeniami powiązanymi z reklamacją, skargą lub wnioskiem – do czasu upływu terminów przedawnienia tych roszczeń. Termin przedawnienia wynosi sześć lat, a dla roszczeń o świadczenia okresowe oraz roszczeń związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej – trzy lata. Jednakże koniec terminu przedawnienia przypada na ostatni dzień roku kalendarzowego, chyba że termin przedawnienia jest krótszy niż dwa lata.
    4) Podanie Danych osobowych jest warunkiem otrzymania odpowiedzi na reklamację, skargę, wniosek. Ich podanie jest dobrowolne, lecz konsekwencją ich niepodania będzie brak możliwości otrzymania odpowiedzi na reklamację, skargę, wniosek.
    5) Administrator informuje, że odbiorcami Państwa Danych osobowych są:
    a) podmioty wspierające nas w prowadzonej działalności na nasze zlecenie, w szczególności: dostawcy systemów IT, świadczące usługi księgowe, usługi prawne, analityczne, badania jakości obsługi, dochodzenia należności, audytujący naszą działalność,
    b) dostawcy usług chmury obliczeniowej, w której przechowywane są pliki, w których mogą znajdować się Państwa Dane osobowe,
    c) operatorzy pocztowi, firmy kurierskie,
    d) podmioty uczestniczące w realizacji danej umowy.
    Państwa dane osobowe mogą zostać przekazane również innym podmiotom, jeśli taki obowiązek będzie wynikał z powszechnie obowiązujących przepisów prawa lub prawomocnej decyzji/orzeczenia sądu, w tym np. do sądów, prokuratur, urzędów skarbowych.
  6. Odpowiadanie na żądania, wypełnianie innych obowiązków związanych z ochroną Danych osobowych – obowiązek informacyjny
    1) Administrator może gromadzić Dane osobowe w celu udzielenia odpowiedzi na kierowane żądanie (np. dostępu do Danych, usunięcia Danych, ich sprostowania), oraz w celu wypełnienia innych obowiązków prawnych ciążących na Administratorze, a wynikających z prawa ochrony Danych osobowych (np. Przetwarzanie Danych osobowych w związku z naruszeniami itp.).
    2) Dane będą Przetwarzane na podstawie.:
    a) art. 6 ust. 1 lit. c RODO – Przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze wynikającego z RODO.
    b) art. 6 ust. 1 lit. f RODO – Przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Administratora, którymi są ustalenie, dochodzenie i obrona przed ewentualnymi roszczeniami.
    3) Administrator będzie Przetwarzał Dane osobowe przez czas prowadzenia komunikacji związanej z kierowanym żądaniem, czy naruszeniem, a potem do upływu okresu wymaganego do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń. Termin przedawnienia wynosi sześć lub dziesięć lat, a dla roszczeń o świadczenia okresowe oraz roszczeń związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej – trzy lata. Jednakże koniec terminu przedawnienia przypada na ostatni dzień roku kalendarzowego, chyba że termin przedawnienia jest krótszy niż dwa lata.
    4) Podanie Danych jest dobrowolne, ale niezbędne, by móc prowadzić komunikacje związaną z żądaniem. Konsekwencją nie podania Danych będzie brak możliwości prowadzenia komunikacji.
    5) Administrator informuje, że odbiorcami Państwa Danych osobowych są:
    a) podmioty wspierające nas w prowadzonej działalności na nasze zlecenie, w szczególności: dostawcy systemów IT, usługi prawne, badania jakości obsługi, audytujące naszą działalność,
    b) dostawcy usług chmury obliczeniowej, w której przechowywane są pliki, w których mogą znajdować się Państwa Dane osobowe,
    c) operatorzy pocztowi, firmy kurierskie,
    d) podmioty uczestniczące w realizacji żądania.
    Państwa Dane osobowe mogą zostać przekazane również innym podmiotom, jeśli taki obowiązek będzie wynikał z powszechnie obowiązujących przepisów prawa lub prawomocnej decyzji/orzeczenia sądu, w tym np. do sądów, prokuratur, urzędów skarbowych.
  7. Spełnianie obowiązków podatkowych – obowiązek informacyjny
    1) Administrator może gromadzić Dane osobowe w celu wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na Administratorze, a wynikających z prawa podatkowego (wystawianie faktur, prowadzenie dokumentacji księgowej, dokonywanie płatności, itp.).
    2) Dane będą Przetwarzane na podstawie:
    a) art. 6 ust. 1 lit. c RODO – Przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze wynikającego z przepisów podatkowych i przepisów o rachunkowości co do Danych osobowych zawartych w dokumentacji podatkowej lub księgowej,
    b) art. 6 ust. 1 lit. f RODO – Przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Administratora, którymi są ustalenie, dochodzenie i obrona przed ewentualnymi roszczeniami.
    3) Administrator będzie Przetwarzał Dane osobowe przez okres 5 lat od końca roku, w którym upłynął termin zapłaty podatku za rok poprzedni lub do czasu upływu terminów przedawnienia roszczeń. Termin przedawnienia wynosi sześć lat, a dla roszczeń o świadczenia okresowe oraz roszczeń związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej – trzy lata. Jednakże koniec terminu przedawnienia przypada na ostatni dzień roku kalendarzowego, chyba że termin przedawnienia jest krótszy niż dwa lata.
    4) Podanie Danych osobowych jest obowiązkowe, z uwagi na konieczność spełnienia przez Administratora ciążących na nim obowiązków podatkowych.
    5) Administrator informuje, że odbiorcami Państwa Danych osobowych są:
    a) podmioty wspierające nas w prowadzonej działalności na nasze zlecenie, w szczególności: dostawcy systemów IT, świadczące usługi księgowe, usługi prawne, analityczne, dochodzenia należności, audytujący naszą działalność,
    b) dostawcy usług chmury obliczeniowej, w której przechowywane są pliki, w których mogą znajdować się Państwa Dane osobowe,
    c) operatorzy systemów płatności elektronicznych oraz banki w zakresie realizacji płatności,
    d) operatorzy pocztowi, firmy kurierskie.
    Państwa Dane osobowe mogą zostać przekazane również innym podmiotom jeśli taki obowiązek będzie wynikał z powszechnie obowiązujących przepisów prawa lub prawomocnej decyzji/orzeczenia sądu, w tym np. do sądów, prokuratur, urzędów skarbowych.
  8. Ustalanie i dochodzenie roszczeń oraz obrona przed roszczeniami – obowiązek informacyjny
    1) Administrator może gromadzić Dane osobowe w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami.
    2) Dane będą Przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO – Przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Administratora, którymi są m.in. ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami, archiwizacja korespondencji na potrzeby wykazania jej przebiegu w przyszłości.
    3) Administrator będzie Przetwarzał Dane osobowe do upływu okresu wymaganego do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń. Termin przedawnienia wynosi sześć lub dziesięć lat, a dla roszczeń o świadczenia okresowe oraz roszczeń związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej – trzy lata. Jednakże koniec terminu przedawnienia przypada na ostatni dzień roku kalendarzowego, chyba że termin przedawnienia jest krótszy niż dwa lata.
    4) Podanie Danych jest dobrowolne, ale niezbędne w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami.
    5) Administrator informuje, że odbiorcami Państwa Danych osobowych są:
    a) podmioty wspierające nas w prowadzonej działalności na nasze zlecenie, w szczególności: dostawcy systemów IT, świadczące usługi księgowe, usługi prawne, analityczne, marketingowe, badania jakości obsługi, dochodzenia należności, audytujący naszą działalność,
    b) dostawcy usług chmury obliczeniowej, w której przechowywane są pliki, w których mogą znajdować się Państwa Dane osobowe,
    c) operatorzy systemów płatności elektronicznych oraz banki w zakresie realizacji płatności,
    d) operatorzy pocztowi, firmy kurierskie,
    e) nasi partnerzy handlowi, podmioty uczestniczące w realizacji danej umowy.
    Państwa Dane osobowe mogą zostać przekazane również innym podmiotom, jeśli taki obowiązek będzie wynikał z powszechnie obowiązujących przepisów prawa lub prawomocnej decyzji/orzeczenia sądu, w tym np. do sądów, prokuratur, urzędów skarbowych.
  9. Rekrutacja pracowników – obowiązek informacyjny
    1) Administrator może gromadzić Dane osobowe kandydatów do pracy w celu przeprowadzenia rekrutacji.
    2) Dane osobowe w zakresie wskazanym w przepisach prawa pracy tj. w art. 221 ustawy z 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. 2020 poz. 1320 ze zm.) (dalej: Kp) oraz w Rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz. U. 2018 poz. 2369) będą Przetwarzane w celu przeprowadzenia obecnego postępowania rekrutacyjnego.
    Podstawą Przetwarzania jest art. 221 § 1 pkt 4 – 6 Kp w zw. z art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
    W przypadku Danych określonych w art. 221 § 1 pkt 1 – 3 Kp podstawą Przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
    Podanie innych Danych w zakresie nieokreślonym przepisami prawa, zostanie potraktowane jako zgoda na Przetwarzanie tych Danych osobowych. Wyrażenie zgody w tym przypadku jest dobrowolne, a zgodę tak wyrażoną można odwołać w dowolnym czasie.
    Podstawą Przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit a RODO, a w przypadku Danych osobowych szczególnych kategorii art. 9 ust. 2 lit. a RODO.
    3) Państwa Dane osobowe mogą być Przetwarzane, także w kolejnych naborach pracowników jeżeli wyrażą Państwo na to zgodę, która może zostać odwołana w dowolnym czasie.
    Podstawą Przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit a RODO.
    4) Administrator będzie Przetwarzał Państwa Dane osobowe do czasu zakończenia postępowania rekrutacyjnego lub rezygnacji kandydata z ubiegania się o zatrudnienie, chyba że kandydat wyrazi zgodę na Przetwarzanie swoich Danych osobowych także na potrzeby przyszłych rekrutacji. W przypadku wyrażonej zgody na wykorzystywane Danych osobowych dla celów przyszłych rekrutacji, Dane będą wykorzystywane przez 9 miesięcy.
    5) Podanie Danych w zakresie wynikającym z art. 221 Kodeksu pracy jest niezbędne, aby uczestniczyć w postępowaniu rekrutacyjnym. Podanie przez Państwa innych Danych jest dobrowolne.
    Konsekwencją nie podania Danych niezbędnych będzie brak możliwości wzięcia udziału w procesie rekrutacji.
    6) Administrator informuje, że odbiorcami Państwa Danych osobowych są:
    a) podmioty wspierające nas w prowadzonej działalności na nasze zlecenie, w szczególności: dostawcy systemów IT, usługi prawne, analityczne, badania jakości obsługi, audytujący naszą działalność,
    b) dostawcy usług chmury obliczeniowej, w której przechowywane są pliki, w których mogą znajdować się Państwa Dane osobowe,
    c) operatorzy pocztowi, firmy kurierskie,
    d) agencje rekrutacyjne, dostawcy systemów służących do rekrutacji.
    Państwa Dane osobowe mogą zostać przekazane również innym podmiotom, jeśli taki obowiązek będzie wynikał z powszechnie obowiązujących przepisów prawa lub prawomocnej decyzji/orzeczenia sądu, w tym np. do sądów, prokuratur, urzędów skarbowych.
  10. Rekrutacja współpracowników – obowiązek informacyjny
    1) Administrator może gromadzić Dane osobowe kandydatów do współpracy w celu przeprowadzenia rekrutacji.
    2) Dane osobowe będą Przetwarzane w celu przeprowadzenia obecnego postępowania rekrutacyjnego. Podstawą Przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
    3) Państwa Dane osobowe mogą być Przetwarzane, także w kolejnych naborach współpracowników jeżeli wyrażą Państwo na to zgodę, która może zostać odwołana w dowolnym czasie. Podstawą Przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit a RODO.
    4) Administrator będzie Przetwarzał Państwa Dane osobowe do czasu zakończenia postępowania rekrutacyjnego lub rezygnacji kandydata, chyba że kandydat wyrazi zgodę na Przetwarzanie swoich Danych osobowych także na potrzeby przyszłych rekrutacji. W przypadku wyrażonej zgody na wykorzystywane Danych osobowych dla celów przyszłych rekrutacji, Dane będą wykorzystywane przez 9 miesięcy.
    5) Podanie przez Państwa Danych osobowych jest dobrowolne.
    6) Administrator informuje, że odbiorcami Państwa Danych osobowych są:
    a) podmioty wspierające nas w prowadzonej działalności na nasze zlecenie, w szczególności: dostawcy systemów IT, usługi prawne, analityczne, badania jakości obsługi, audytujący naszą działalność,
    b) dostawcy usług chmury obliczeniowej, w której przechowywane są pliki, w których mogą znajdować się Państwa Dane osobowe,
    c) operatorzy pocztowi, firmy kurierskie,
    d) agencje rekrutacyjne, dostawcy systemów służących do rekrutacji.
    Państwa Dane osobowe mogą zostać przekazane również innym podmiotom, jeśli taki obowiązek będzie wynikał z powszechnie obowiązujących przepisów prawa lub prawomocnej decyzji/orzeczenia sądu, w tym np. do sądów, prokuratur, urzędów skarbowych.
  11. Obsługa korespondencji, kontakt z osobami, których Dane dotyczą – obowiązek informacyjny
    1) Administrator może gromadzić Dane osobowe Klientów i innych osób kontaktujących się z Administratorem w ramach szeroko pojętej obsługi Klienta, a które to Dane osobowe są niezbędne do zrealizowania danej prośby i kontaktu z nim w celu udzielenia odpowiedzi. Kontakt jest możliwy telefonicznie lub SMS-wo, poprzez wiadomości e-mail, poprzez formularz kontaktowy dostępny w ramach naszej strony internetowej, innymi środkami komunikacji elektronicznej, pocztą tradycyjną.
    2) Dane będą Przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO – Przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Administratora, którymi są: kontaktem z Państwem, a także archiwizacja ewentualnej korespondencji na potrzeby wykazania jej przebiegu w przyszłości . Jeżeli po kontakcie dojdzie do zawarcia umowy, Dane będą Przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
    3) Treść korespondencji może zostać zarchiwizowana. Jeżeli zostanie zarchiwizowana będzie przechowywana aż do upływu terminu przedawnienia roszczeń, które mogą się potencjalnie pojawić w związku z prowadzoną korespondencją. Termin przedawnienia wynosi sześć lub dziesięć lat, a dla roszczeń o świadczenia okresowe oraz roszczeń związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej – trzy lata. Jednakże koniec terminu przedawnienia przypada na ostatni dzień roku kalendarzowego, chyba że termin przedawnienia jest krótszy niż dwa lata.
    4) Podanie Danych jest dobrowolne, ale niezbędne, by nawiązać z nami kontakt. Konsekwencją nie podania Danych będzie brak możliwości kontaktu.
    5) Administrator informuje, że odbiorcami Państwa Danych osobowych są:
    a) podmioty wspierające nas w prowadzonej działalności na nasze zlecenie, w szczególności: dostawcy systemów IT, świadczące usługi księgowe, usługi prawne, analityczne, badania jakości obsługi, dochodzenia należności, audytujący naszą działalność,
    b) dostawcy usług chmury obliczeniowej, w której przechowywane są pliki, w których mogą znajdować się Państwa Dane osobowe,
    c) operatorzy pocztowi, firmy kurierskie,
    d) podmioty uczestniczące w realizacji danej umowy.
    Państwa Dane osobowe mogą zostać przekazane również innym podmiotom, jeśli taki obowiązek będzie wynikał z powszechnie obowiązujących przepisów prawa lub prawomocnej decyzji/orzeczenia sądu, w tym np. do sądów, prokuratur, urzędów skarbowych.
  12. Organizowanie wydarzeń, konferencji, itp. – obowiązek informacyjny
    1) Administrator może gromadzić Dane osobowe w celu organizacji wydarzeń, konferencji.
    2) Dane będą Przetwarzane na podstawie:
    a) 6 ust. 1 lit. b RODO – Przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy o udział w wydarzeniu/konferencji zawartej z osobą, której Dane dotyczą lub podjęcia działań w celu zawarcia takiej umowy,
    b) art. 6 ust. 1 lit. f RODO – Przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Administratora, którymi są ustalenie, dochodzenie i obrona przed ewentualnymi roszczeniami.
    3) Administrator będzie Przetwarzał Państwa Dane osobowe do zakończenia umowy o udział w wydarzeniu/konferencji, a potem przez okres 5 lat liczonych od końca roku, w którym powstał obowiązek podatkowy dla celów księgowo-podatkowych oraz do czasu upływu terminów przedawnienia roszczeń wynikających z umowy o udział w wydarzeniu/konferencji. Termin przedawnienia wynosi sześć lub dziesięć lat, a dla roszczeń o świadczenia okresowe oraz roszczeń związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej – trzy lata. Jednakże koniec terminu przedawnienia przypada na ostatni dzień roku kalendarzowego, chyba że termin przedawnienia jest krótszy niż dwa lata.
    4) Podanie Danych osobowych jest warunkiem zawarcia i realizacji umowy o udział w wydarzeniu/konferencji.
    Ich podanie jest dobrowolne, lecz konsekwencją ich niepodania będzie brak możliwości wzięcia udziału w wydarzeniu/konferencji.
    5) Administrator informuje, że odbiorcami Państwa Danych osobowych są:
    a) podmioty wspierające nas w prowadzonej działalności na nasze zlecenie, w szczególności: dostawcy systemów IT, świadczące usługi księgowe, usługi prawne, analityczne, marketingowe, badania jakości obsługi, dochodzenia należności, audytujący naszą działalność,
    b) dostawcy usług chmury obliczeniowej, w której przechowywane są pliki, w których mogą znajdować się Państwa Dane osobowe,
    c) operatorzy systemów płatności elektronicznych oraz banki w zakresie realizacji płatności,
    d) operatorzy pocztowi, firmy kurierskie,
    e) nasi partnerzy handlowi, podmioty uczestniczące w realizacji danej umowy.
    Państwa Dane osobowe mogą zostać przekazane również innym podmiotom, jeśli taki obowiązek będzie wynikał z powszechnie obowiązujących przepisów prawa lub prawomocnej decyzji/orzeczenia sądu, w tym np. do sądów, prokuratur, urzędów skarbowych.
  13. Organizowanie konkursów – obowiązek informacyjny
    1) Administrator może gromadzić Dane osobowe w celu organizacji konkursu (usługi) na zasadach opisanych w regulaminie danego konkursu, w tym w celu prawidłowego przeprowadzenia konkursu, wyłonienia zwycięzców i przyznania nagród konkursowych.
    2) Dane będą Przetwarzane na podstawie:
    a) 6 ust. 1 lit. b RODO – Przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy lub podjęcia działań w celu zawarcia takiej umowy,
    b) art. 6 ust. 1 lit. c RODO – Przetwarzanie jest niezbędne w związku z koniecznością wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze wynikającego z przepisów podatkowych i przepisów o rachunkowości,
    c) art. 6 ust. 1 lit. f RODO – Przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Administratora, którymi są ustaleni, dochodzenie i obrona przed ewentualnymi roszczeniami.
    3) Administrator będzie Przetwarzał Państwa Dane osobowe w celu realizacji konkursu oraz działań podjętych w związku z jego organizacją, do czasu zakończenia konkursu, wyłonienia laureatów i przyznania nagród, a także do czasu upływu terminów przedawnienia roszczeń wynikających z organizacji konkursu. Termin przedawnienia wynosi sześć lat, a dla roszczeń o świadczenia okresowe oraz roszczeń związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej – trzy lata. Jednakże koniec terminu przedawnienia przypada na ostatni dzień roku kalendarzowego, chyba że termin przedawnienia jest krótszy niż dwa lata oraz w związku z koniecznością dokonania rozliczeń podatkowych – przez okres 5 lat od końca roku, w którym upłynął termin zapłaty podatku za rok poprzedni.
    4) Podanie Danych osobowych jest dobrowolne, lecz konsekwencją ich niepodania będzie brak możliwości wzięcia udziału w konkursie.
    5) Administrator informuje, że odbiorcami Państwa Danych osobowych są:
    a) podmioty wspierające nas w prowadzonej działalności na nasze zlecenie, w szczególności: dostawcy systemów IT, świadczące usługi księgowe, usługi prawne, analityczne, marketingowe, badania jakości obsługi, audytujący naszą działalność,
    b) dostawcy usług chmury obliczeniowej, w której przechowywane są pliki, w których mogą znajdować się Państwa Dane osobowe,
    c) operatorzy pocztowi, firmy kurierskie,
    d) nasi partnerzy handlowi, podmioty uczestniczące w procedurze konkursowej.
    Państwa Dane osobowe mogą zostać przekazane również innym podmiotom, jeśli taki obowiązek będzie wynikał z powszechnie obowiązujących przepisów prawa lub prawomocnej decyzji/orzeczenia sądu, w tym np. do sądów, prokuratur, urzędów skarbowych.
  14. Marketing własny – przesyłanie informacji marketingowych, Informacji handlowych, Newslettera – obowiązek informacyjny
    1) Administrator może gromadzić Dane osobowe w celu wysyłki Newslettera lub informacji marketingowych i Informacji handlowych.
    2) Dane będą Przetwarzane na podstawie:
    a) art. 6 ust. 1 lit. a RODO – osoba, której Dane dotyczą wyraziła zgodę na Przetwarzanie swoich Danych osobowych oraz
    b) art. 6 ust. 1 lit. f RODO,- Przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Administratora którymi są w tym przypadku wysyłka Newslettera lub informacji marketingowych i Informacji handlowych oraz obrona przed ewentualnymi skargami lub zarzutami pojawiającymi się w związku z wysyłką mailingów.
    3) W zakresie informacji, które mogą również stanowić Dane osobowe, a które nie pochodzą bezpośrednio od Państwa, a zostały zebrane automatycznie przez system służący do wysyłki Newslettera czy informacji marketingowych i Informacji handlowych Przetwarzamy je w oparciu o prawnie uzasadniony interes (stosownie do art. 6 ust. 1 lit. f RODO), którym jest dążenie do poprawienia naszych działań i wykazanie w razie potrzeby który link z Newslettera czy informacji marketingowych i Informacji handlowych został przez Państwa kliknięty.
    4) Gdy podstawą Przetwarzania jest udzielona przez Państwa zgoda na otrzymywanie Informacji handlowej lub na wysyłkę Newslettera może być ona w każdej chwili cofnięta na Państwa wniosek złożony za pośrednictwem poczty elektronicznej lub w linku pojawiającym się w każdym wysyłanym przez nas mailingu. Dane osobowe będą Przetwarzane do czasu skutecznego wniesienia sprzeciwu lub osiągnięcia celu Przetwarzania, a w przypadku wyrażenia zgody, do czasu jej wycofania.
    5) Podanie Danych jest dobrowolne. Konsekwencją ich nie podania będzie brak możliwości otrzymywania Newslettera lub informacji marketingowych i Informacji handlowych.
    6) Administrator informuje, że odbiorcami Państwa Danych osobowych są:
    a) podmioty wspierające nas w prowadzonej działalności na nasze zlecenie, w szczególności: dostawcy systemów IT, usługi prawne, analityczne, marketingowe, badania jakości obsługi, audytujący naszą działalność,
    b) dostawcy usług chmury obliczeniowej, w której przechowywane są pliki, w których mogą znajdować się Państwa Dane osobowe,
    c) dostawcy systemów do wysyłki mailingów,
    d) nasi partnerzy handlowi.
    Państwa Dane osobowe mogą zostać przekazane również innym podmiotom, jeśli taki obowiązek będzie wynikał z powszechnie obowiązujących przepisów prawa lub prawomocnej decyzji/orzeczenia sądu, w tym np. do sądów, prokuratur, urzędów skarbowych.
  15. Prawa osób, których Dane dotyczą
    Posiadają Państwo:
    a) prawo dostępu do Danych osobowych (tzn. mogą Państwo uzyskać od Administratora potwierdzenie, czy Państwa Dane osobowe są przez nas Przetwarzane, czy nie; jeśli tak, mają Państwo prawo żądać do nich dostępu oraz informacji związanych z ich Przetwarzaniem, m. in. o celu Przetwarzania, odbiorcach lub kategoriach odbiorców Danych, planowanym okresie przechowywania Danych lub kryteriach ustalenia tego okresu itp.),
    b) prawo do sprostowania Danych (np. uzupełnienia, poprawienia, uaktualnienia),
    c) prawo do wniesienia sprzeciwu wobec Przetwarzania Państwa Danych (mają Państwo prawo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw – z przyczyn związanych z Państwa szczególną sytuacją – wobec Przetwarzania dotyczącego Państwa Danych osobowych opartego na Przetwarzaniu, które jest niezbędne dla celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Administratora w tym profilowania na podstawie tych przepisów. W takiej sytuacji Administrator zaprzestanie Przetwarzania Państwa Danych osobowych, chyba że będzie w stanie przedstawić prawnie uzasadnione podstawy Przetwarzania, które będą nadrzędne w stosunku do Państwa interesów, praw i swobód lub Przetwarzanie tych Danych będzie niezbędne do ustanowienia, wykonania lub obrony roszczeń prawnych;
    W każdej chwili przysługuje Państwu prawo do wniesienia sprzeciwu wobec Przetwarzania Państwa Danych osobowych w celu marketingu bezpośredniego, który obejmuje profilowanie w zakresie związanym z takim marketingiem bezpośrednim),
    d) prawo do ograniczenia Przetwarzania Państwa Danych osobowych
    (jest to możliwe w każdym z następujących przypadków:
    • kwestionują Państwo prawidłowość Danych osobowych,
    • Przetwarzanie jest niezgodne z prawem, a Państwo żądają ograniczenia zamiast usunięcia Danych,
    • Administrator nie potrzebuje już Państwa Danych osobowych, ale są one potrzebne Państwu do korzystania z roszczeń obronnych lub prawnych,
    • sprzeciwiają się Państwo Przetwarzaniu Danych osobowych, a Administrator weryfikuje zasadność Państwa sprzeciwu),
    e) prawo do przenoszenia Państwa Danych osobowych
    (jeżeli:
    • przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody lub na podstawie umowy oraz
    • gdy Przetwarzanie Danych odbywa się w sposób zautomatyzowany
    mają Pastwo prawo otrzymać w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego Dane osobowe, które Państwo dostarczyli Administratorowi, oraz mają Państwo prawo przesłać te Dane osobowe innemu Administratorowi bez przeszkód z naszej strony)
    f) prawo do usunięcia Danych (ale tylko w sytuacjach określonych przepisami RODO, np. gdy Państwa Dane osobowe nie są niezbędne do celów, w których zostały zebrane lub w inny sposób Przetwarzane, bądź były Przetwarzane niezgodnie z prawem),
    g) prawo do wycofania zgody (zgoda może zostać cofnięta w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem Przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem. Nie jest konieczne podawanie przyczyny wycofania zgody.),
    h) prawo złożenia skargi do Organu nadzorczego (czyli Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych pod adresem: Urząd Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, e-mail: [email protected]).
  16. Przekazywanie Danych do państw trzecich i organizacji międzynarodowych, zautomatyzowane podejmowanie decyzji
    1) Państwa Dane nie będą przekazywane do państw trzecich ani organizacji międzynarodowych.
    2) Wobec Państwa Danych osobowych nie będzie stosowany mechanizm automatycznego podejmowania decyzji w tym profilowania.
  17. Zmiany Zasad Przetwarzania Danych
    1) W przyszłości może pojawić się konieczność wprowadzania zmian lub aktualizacji niniejszego dokumentu. W szczególności może się to okazać konieczne z uwagi na zmiany w obowiązujących przepisach prawa dotyczących ochrony Danych osobowych, wytyczne w zakresie ochrony Danych osobowych wydane przez Organ nadzorczy (Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych), ale również w związku z ewentualnymi zmianami w zakresie prowadzenia przez Administratora swojej działalności lub procesów obsługi Klientów i Kontrahentów.
    2) Administrator gwarantuje, że wszelkie zmiany dokumentu, jakie mogą ewentualnie wystąpić w przyszłości, będą pozostały w pełnej zgodności z obowiązującymi przepisami prawa w zakresie ochrony Danych osobowych, jak również będą uwzględniały konieczność zapewnienia bezpieczeństwa Państwa Danych osobowych Przetwarzanych przez Administratora.
    3) Informacja o zmianie Zasad zostanie udostępniona w ramach serwisu internetowego zarządzanego przez Administratora nie później niż w terminie 7 dni przed rozpoczęciem obowiązywania zaktualizowanej wersji Zasad.

Ostatnia aktualizacja Zasad Przetwarzania Danych – 13.10.2022